Ewidencja czasu pracy kierowców dla początkujących i nie tylko

Zarządzający firmami transportowymi mają na głowie sporo tematów i jeśli jest opcja, aby tak specjalistyczny problem jakim jest rozliczanie kierowców delegować komuś w swojej firmie lub nawet do firmy zewnętrznej – to po prostu to robią.

„Co z oczu to z serca” – mając poczucie, że temat jest ogarnięty najczęściej nie zajmujesz się nim dopóki nie wystąpi konkretny problem lub zagrożenie:

• roszczenie kierowcy o zaległości w wynagrodzeniu przy rozwiązywaniu umowy
• kontrola PIP w firmie transportowej po donosie niezadowolonego kierowcy
• niespodziewana dopłata na koniec kwartału za jakieś zaległości w rozliczeniach z kierowcą

Taki niepotrzebny stres jest wynikiem odkładania tematów na kiedy indziej. Spora część przedsiębiorców ufa, że zlecone zadania są realizowane prawidłowo i osoba odpowiedzialna zgłosi się, jeśli będą pytania.

Kiedy ostatnio dostałeś pytanie o jakąś decyzję w sprawie dopasowania wynagrodzeń kierowców?

Nie chodzi o zmianę zasad uzgodnionych z kierowcami – dniówki, premie za brak naruszeń czy jakieś dodatki za realizację tras. Te zasady się nie zmieniają – mają być przejrzyste dla kierowców, ale już dopasowanie tego do dokumentów dla kadrowej i zrobienie prawidłowej listy płac – to jest cała sztuka dopasowywania netto do brutto na liście płac kierowcy.

Zasadność użycia w rozliczeniach opcji sanitariatów na trasach zagranicznych wymaga wpisu do regulaminu wynagradzania, zmiana sposobu rozliczania podróży służbowych w Polsce – trzeba zapisać w umowie lub obwieszczeniu. Niestety niewiele osób wie, że jest jeszcze kilkanaście mechanizmów, które wpływają na koszty rozliczeń, sposób rekompensaty nadgodzin lub zaokrąglanie postojów do pracy.

Takie ustawienia są niejawne – stosowane szablonowo, na zasadzie założeń w kalkulatorach wynagrodzeń kierowców. Wynikiem takich założeń jest np. dodatkowe 5 godzin  nadliczbowych w miesiącu za okresy postoju.

Ewidencja czasu pracy kierowcy – skąd rozbieżności?

Działy kadr wiedzą, że ewidencja czasu pracy to tabela, kalendarz z rejestrem czynności pracownika, które potem są zliczane i mnożone przez stawkę godzinową, aby uzyskać kwoty do wynagrodzenia. Tabela ma 31 dni (miesiąc), w każdym dniu po kilka-kilkanaście składników.

Gdy taki dokument powstanie – NIKT GO JUŻ NIE SPRAWDZA!

Zatem wszelkie błędy w obsłudze tachografu (np. młoteczki na postoju), zaokrąglenia zdarzeń do 15 minut w górę, sztuczna zamiana zdarzeń postoju na pracę – jeśli już zostanie to stworzone w tabeli – nikt tego nie wykryje. Dopłacasz 5-10 nadgodzin wiecej w miesiącu nawet o tym nie wiedząc. Całość ginie w mechanizmie ryczałtów, ale wychodzi w chwili wysokich dopłat na koniec kwartału .

Porada 1: Zweryfikuj zaszłości w założeniach – „..każdy postój to czas pracy..” – nie jest to prawda. Jest to czas płatny, ale jako dyspozycja, a nie nadliczbowe.

Co zawiera ewidencja czasu pracy kierowcy?

Najprościej – jest to rejestr aktywności pracownika. Jest to dokument zawierający typ aktywności (rodzaj wykonywanej czynności – jazda, inna praca, dyspozycje, przerwy i odpoczynki). Taka podstawowa definicja pozwala nazwać ewidencją czasu pracy praktycznie dowolny dokument, rejestr, plik cyfrowy z karty kierowcy i tachografu cyfrowego czy nawet zestaw wykresówek z tachografu analogowego. 

Ewidencja czasu pracy kierowcy wymagana jest zarówno dla kierowcy na etacie jak i na umowie zleceniu, umowie o dzieło czy działalności B2B. (Jeśli interesuje Cię temat różnych form zatrudniania kierowców – skonsultuj z nami takie metody >>> [ KONTAKT ] <<<)

Dla tych różnych form zatrudnienia jest różna szczegółowość ewidencji czasu pracy kierowcy. Ewidencja jest podstawą do naliczania kwot składników listy płac, dlatego dla etatu jest bardzo rozbudowana, dla innych form zatrudnienia kierowcy – ma tylko sumę godzin pracy w danym dniu.

Ewidencja czasu pracy kierowcy: przygotowujemy dokumenty

Jak zatem przygotować ten kluczowy dokument, aby pozwolił on następnie łatwo wyliczyć należne składniki dla kierowcy?

Ewidencja czasu pracy podzielona jest na dni (doby). To właśnie doba jest podstawowym wycinkiem ewidencji, w którym następuje zliczanie składników płacowych. Wynika to bezpośrednio z art. 8 Ustawy o czasie pracy kierowców.

Przykład aktywności w dobie (zrzut analizy z programu SuperTacho):

Rys. 1:

Rozpoczęcie pracy o godzinie 6:00 powoduje, że doba (i składniki w niej zawarte) są rozliczane razem do godz. 6:00 następnego dnia. To w takim właśnie okresie 24 kolejnych godzin zliczana jest praca. W tym przykładzie:

• suma jazdy (7h:36m) – czyli mowa tu o czasie prowadzenia pojazdu
• innej pracy (4h08m)
• co daje razem 11h:44m rzeczywistej pracy

Oprócz jazdy i pracy mamy widoczne dwie przerwy po 45 minut, czyli razem 1h:30m. Ten okres jest pomniejszany o przerwę 15 minut (tzw. śniadaniową) udzielaną, jeśli wymiar pracy przekraczał 6 godzin.

• te 15 minut zalicza się do czasu pracy

Podsumowując przykład:

• praca:  11h:44m (jazda + inna praca) + 0:15 (śniadaniowa przerwa) = 11h:59m
• przerwy w pracy:  1h:30m – 0:15 = 1h:15m (przerwy zalicza się do dyżuru płatnego minimum 50% stawki)

Godziny nadliczbowe w czasie pracy kierowcy

Kolejnym krokiem rozliczania ewidencji jest sprawdzenie uprawnienia pracownika do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wymiar normalnej pracy wynika z przyjętego dla pracownika systemu zatrudnienia (podstawowy, równoważny, zadaniowy) oraz ustalonego wymiaru dla danego dnia. Zatem przyjmując, że w powyższym przykładzie kierowca miał pracować normalnie przez 8 godzin (system podstawowy) a przepracował faktycznie 11h:59m, to należy mu się wynagrodzenie za 3h:59m nadliczbowych.

Gdyby jednak zastosować system równoważny, z możliwością wydłużenia wymiaru normalnej pracy do 12 godzin, wówczas w powyższym przykładzie cała praca 11:59, będzie normalnym czasem pracy i nie będą przysługiwać dodatki za nadgodziny.

Bardzo istotne jest też rozróżnienie okresu jazdy dziennej liczonego od zakończenia jednego odpoczynku do rozpoczęcia kolejnego długiego odpoczynku (RYS. 2) od doby 24-godzinnej, w której to rozliczamy czas pracy (RYS. 2).

Rys. 2. Okres jazdy dziennej wg Rozp. WE 561/2006:

Kolejna doba rozpoczyna się po zakończeniu poprzedniej (24h). Nie ma podstawy prawnej pozwalającej skracać doby i rozpoczynać liczenie nowej doby przed zakończeniem poprzedniej.

Sam fakt, że kierowca po prawidłowym odpoczynku może rozpocząć kolejny okres jazdy zgodnie z przepisami WE 561/2006, nie zmienia definicji, że zliczanie czasu pracy do ewidencji należy kontynuować do końca doby, czyli okresu 24h.

Doba nie kończy się po odpoczynku, tylko po 24 godzinach. To się nie zmieni nawet jeśli zastosujemy dopuszczalny dla kierowców indywidualny rozkład czasu pracy. Definicja doby jest stała i określona w Ustawie o czasie pracy kierowców (trwa 24 godziny).

Indywidualny Rozkład Czasu Pracy

Ze względu na specyficzny rodzaj pracy kierowców w transporcie i różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy wprowadzono możliwość ustalania indywidualnego rozkładu czasu pracy (ustalania różnych początków i zakończeń pracy). Niestety mylnie jest to interpretowane, że dzięki zastosowaniu tego zapisu w regulaminie pracy można skracać doby.

Nie zmienia się w takim przypadku definicja doby, tylko identyfikuje się zdarzenia pracy po ponownym rozpoczęciu pracy i nie zaliczamy do nadgodzin. Doba nadal trwa 24 godziny. Przykład (RYS 3):

W tym wypadku zdarzenia jazdy po godzinie 3:00 rano nie będą zaliczane do nadgodzin. Zatem suma pracy w całej dobie nadal wynosi 11h:59m, ale nadgodziny będą naliczane tylko z pierwszej części:

6h:26m jazdy + 4h:08m innej pracy + 0:15m przerwy śniadaniowej = 10h:49m pracy

Rys. 4. Przykład dla systemu podstawowego:

Nadgodziny: 10h:49m pracy – 8h normy = 2h:49m

Do ustalania nadgodzin nie uwzględnia się zdarzeń po odpoczynku. Ignoruje się je, choć nadal, jako praca wykonana, są one do zapłacenia w tej samej dobie 24-godzinnej. Na tym właśnie polega Indywidualny Rozkład Czasu Pracy, a nie na skracaniu doby i rozpoczęciu nowej (doby) tuż po zakończeniu odpoczynku.

Podsumowanie ewidencji czasu pracy kierowców

Po odpowiednim zliczeniu pracy w dobach, ustaleniu liczby nadgodzin, dyżurów i dodatków za pracę w porze nocnej przechodzimy do pieniędzy. Poszczególne sumy należy przemnożyć przez odpowiednie wartości stawek i dodatków a tak odpowiednie kwoty przekazać kierowcy w formie wynagrodzenia.

Wiesz, że w Twojej firmie kierowcy dostają tak zwane dniówki? Może mają premię od tak zwanego frachtu albo „wydajności” czyli przejechanych kilometrów?

Ostatecznie, koszty wynagrodzenia kierowcy będą zależały od kluczowych etapów:

• obsługa tachografu przez kierowcę (wykazywania pracy, dyspozycji)
• założeń do analizy czynności (zaokrągleń, zamiany zdarzeń, wpisów manualnych)
• metody ustalania dni wolnych i roboczych w kalendarzu kierowcy
• formy i systemu zatrudnienia (etat, um. cywilno-prawna)
• metody obliczania odcinków delegowania i ulg na ZUS
• stosowanie oraz wysokość odliczeń na sanitariaty

Kosztem wypłat kierowcy jest też koszt pracy kadrowych i księgowych oraz błędy wynikające z pośpiechu (wszystko trwa długo i jest na ostatnią chwilę).

Jeśli jako zarządzający chcesz porównać swoje zasady z innymi metodami w branży, sprawdzić poprzez symulacje – czy można obniżyć koszty wynagrodzeń kierowców BEZ STRATY dla kieszeni tych kierowców – wypełnij formularz do bezpłatnej konsultacji, symulacji.